Топ-5 популярных вакансий в сфере «Административный персонал»
Лови новую пятерку вакансий, при составлении которой использованы данные hh.ru за январь-октябрь 2021 года.
Обязанности
Любой офис нуждается в своей Мэри Поппинс. На плечах офис-менеджера миллион обязанностей! Он следит за бесперебойной работой оргтехники, закупкой мебели, планированием рабочего пространства, наличием в кофе-поинт чая, кофе и посуды, а в подсобке — чистящих средств. Погасли экраны компьютеров, потолок дал течь и превратился в водопады Игуасу? Офис-менеджер как Питер Паркер примчится на помощь, вызвонит нужных людей и организует устранение неполадок. Еще он занимается обработкой входящей и исходящей корреспонденции, отвечает на звонки, но главное — координирует работу всех отделов и держит их связь с руководством, встречает посетителей, собирает всех на совещания, руководит курьерами, водителями и службой клининга, выполняет задания шефа. В его руках — определенные рычаги управления. Снимú он их — и случится хаос, как в «Падении Луны».
Карьера
Кандидатов на место офис-менеджера рассматривают чуть ли не под микроскопом. А если он показывает себя отличным специалистом, с ним боятся расстаться. Он становится лицом и душой компании, от него зависит микроклимат в коллективе. Да, подъем по карьерной лестнице несколько ограничен: менеджер по персоналу или рекламе, личный помощник руководителя, административный директор и еще пара-тройка ступеней вверх. Вот, пожалуй, и все. Зато отсутствие вариантов компенсируется доходом.
Доход
Давай-ка о деньгах и поговорим. Уровень зарплаты зависит от масштабов компании, твоих компетенций и обязанностей. В среднем людей без опыта работы встретят со ставкой 45 000 (здесь и далее в рублях) в Москве, 36 000 — в Питере, 27 000 — в регионах. У зрелых специалистов доход на 5–10 тысяч выше. Как вариант — можно взять на себя дополнительный функционал, что подразумевает прибавку к жалованью.
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |
---|---|---|---|
Москва | 45 000 | 50 000 | 60 000 |
Санкт-Петербург | 36 000 | 40 000 | 46 000 |
Регионы | 27 000 | 30 000 | 32 000 |
Образование и навыки
Работодатель ценит окончивших учебное заведение по профильной специальности (например, «Документоведение и архивоведение»), а также гуманитариев и экономистов. Но легко закроет глаза на отсутствие образования, если ты докажешь свою нужность. Окончил компьютерные курсы и офисные программы для тебя как дом родной? Сто очков к карме и резюме! В целом базовый пакет профессиональных навыков выглядит так: грамотная речь, работа в команде, умение вести деловые переговоры и переписку. Из личных качеств, как воздух, нужны пунктуальность, стрессоустойчивость, инициативность, некоторые работодатели указывают и честность, что бы это ни значило! Очень пригодится бесконфликтность — придется много общаться с коллегами и при необходимости «выдергивать» их на работу в выходные или нагружать внеурочной работой. Зато в будущем при движении вверх твое резюме с таким soft skills заблестит покруче кристаллов Сваровски.
Топ-10 навыков
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |||
---|---|---|---|---|---|
Обеспечение жизнедеятельности офиса | 14,0% | Обеспечение жизнедеятельности офиса | 17,3% | Обеспечение жизнедеятельности офиса | 21,1% |
Пользователь ПК | 11,7% | Грамотная речь | 9,6% | Делопроизводство | 13,0% |
Грамотная речь | 11,3% | Делопроизводство | 9,6% | Документооборот | 11,0% |
Документооборот | 6,2% | Документооборот | 9,0% | Грамотная речь | 9,1% |
Делопроизводство | 5,9% | Пользователь ПК | 8,7% | Деловая переписка | 8,5% |
Прием и распределение телефонных звонков | 5,4% | Деловая переписка | 6,4% | Организация деловых поездок | 8,4% |
Закупка товаров и услуг | 4,7% | Организация деловых поездок | 6,0% | Пользователь ПК | 7,6% |
Деловое общение | 4,6% | Закупка товаров и услуг | 6,0% | Закупка товаров и услуг | 7,3% |
Работа в команде | 4,5% | Прием и распределение телефонных звонков | 5,2% | Прием посетителей | 7,2% |
Деловая переписка | 4,3% | Прием посетителей | 5,0% | Бронирование билетов | 6,4% |
Обязанности
Помощник руководителя следит за распорядком дня своего шефа и четко знает, сколько времени он должен уделить общению с посетителем, чтобы успеть на встречу в министерство; он напоминает о надвигающихся и обязательных к посещению мероприятиях, будь то родной офис или областная администрация; занимается организацией командировок руководителя (а нередко и отпуска), приобретает билеты, бронирует отели. То есть становится для босса тем человеком, который и в беде не бросит, и лишнего не спросит. Ну и добавляет статуса: иметь личного помощника — это престижно!
Карьера
Обычно эти специалисты со временем становятся хорошими начальниками структурных подразделений. Нередко они дорастают до топ-менеджеров компании (и даже до членов совета директоров), поскольку владеют необходимым для этого набором компетенций и качеств. Известны случаи, когда личные помощники открывали собственный бизнес.
Доход
В регионах эти специалисты получают в среднем 30 000, в Питере — 40 000, в Москве — 50 000. С опытом эти цифры растут до 40 000, 50 000 и 70 000 соответственно. Во многих организациях им дополнительно выписываются бонусы по итогам работы.
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |
---|---|---|---|
Москва | 50 000 | 60 000 | 70 000 |
Санкт-Петербург | 40 000 | 46 000 | 50 000 |
Регионы | 30 000 | 34 500 | 40 000 |
Образование и навыки
Иногда хватает и среднего специального. Но все остальные компетенции должны быть на высшем уровне. Из профессиональных навыков руководитель ждет от своего будущего Санчо Пансы грамотную речь, организацию встреч, умение работать с документами. Обязательно добавь сюда стрессоустойчивость и умение подстраиваться под характер и настроение начальства — он тоже человек, и встать может с любой ноги. Да и просьбы могут быть самыми разными. Яркий пример — Энди из «Дьявол носит Prada». Она проявляла чудеса изворотливости и находчивости, но могла достать по приказу главреда понравившийся той антикварный столик в магазине #непомнюточныйадрес на Мэдисон. Из других нужных качеств — умение сосредотачиваться на деталях и внимательность (чего доброго, не заметишь, что виза в загране любимого шефа заканчивается раньше его выезда из какой-нибудь Австрии), хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутренняя культура, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. Часто к этому списку добавляется знание иностранного языка. И, как говорится, чтобы два раза не вставать, добавим: личному помощнику часто приходится подстраиваться под график руководителя: если он ложится спать за полночь, то и тебе придется корректировать свои биоритмы.
Топ-10 навыков
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |||
---|---|---|---|---|---|
Административная поддержка руководителя | 4,3% | Делопроизводство | 5,1% | Делопроизводство | 6,2% |
Грамотная речь | 4,2% | Административная поддержка руководителя | 5,0% | Административная поддержка руководителя | 5,5% |
Пользователь ПК | 4,1% | Документооборот | 4,7% | Документооборот | 4,9% |
Исполнение личных поручений руководителя | 3,6% | Планирование рабочего дня руководителя | 3,6% | Планирование рабочего дня руководителя | 4,4% |
Документооборот | 3,5% | Обеспечение жизнедеятельности офиса | 3,5% | Организация встреч | 4,2% |
Обеспечение жизнедеятельности офиса | 3,4% | Организация встреч | 3,4% | Организация деловых поездок | 4,1% |
Делопроизводство | 3,4% | Исполнение личных поручений руководителя | 3,4% | Исполнение личных поручений руководителя | 3,6% |
Планирование рабочего дня руководителя | 2,7% | Грамотная речь | 3,4% | Обеспечение жизнедеятельности офиса | 3,5% |
Организация встреч | 2,6% | Деловая переписка | 3,1% | Грамотная речь | 3,4% |
Работа в команде | 2,2% | Организация деловых поездок | 2,9% | Деловая переписка | 3,1% |
Обязанности
В этих специалистах особенно нуждается сфера обслуживания: отели, салоны красоты, магазины, рестораны, стоматологические клиники... Администратор знакомит с предлагаемыми услугами и товаром, следит за чистотой в помещениях, контролирует работников на предмет трудовой дисциплины и выполнения ими поручений начальства, создает комфортные условия для посетителей. Он же разрешает конфликты. Наверняка не раз доводилось слышать: «Пригласите администратора!» В общем, на его плечах сервис.
Карьера
Чем больше компания, тем выше шансы рвануть вверх. Например, администраторы часто превращаются в управляющего отделом или подразделением, поскольку накапливают ценный управленческий опыт. В небольших компаниях карьерное взросление обычно выражается в увеличении зарплаты, что тоже неплохо. Но с багажом накопленных знаний всегда можно перейти в другую компанию на более высокую позицию.
Доход
Он зависит от многих факторов: графика работы («два через два» или «через неделю»), профиля компании, ее местоположения. В среднем доход новичков в Москве составляет 40 000, в Питере — 35 000, в регионах — 26 000.
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |
---|---|---|---|
Москва | 40 000 | 48 000 | 60 000 |
Санкт-Петербург | 35 000 | 40 000 | 45 000 |
Регионы | 26 000 | 30 000 | 34 000 |
Образование и навыки
Требования к высшему образованию зависят от компании. Скажем, в автосалоне престижных иномарок или в сети крутых отелей попросят предъявить «вышку» — например, что-нибудь связанное с управлением персоналом. Скорее всего, потребуется и знание иностранного языка. Но во многих случаях достаточно и среднего специального образования, например, по направлениям «Гостиничное дело», «Туризм», «Менеджмент». На рынке переизбыток соискателей на эту вакансию, но найти действительно стоящего не так просто. Поэтому покори будущего работодателя навыками. Среди основных: Клиенто-
ориентированность, грамотность, умение вести телефонные переговоры, пользование ПК. Обладаешь организаторским талантом? Десять очков Гриффиндору!
Топ-10 навыков
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |||
---|---|---|---|---|---|
Грамотная речь | 14,7% | Грамотная речь | 14,6% | Грамотная речь | 12,8% |
Пользователь ПК | 12,8% | Пользователь ПК | 12,7% | Пользователь ПК | 12,0% |
Работа в команде | 9,1% | Работа в команде | 8,6% | Работа в команде | 8,4% |
Деловое общение | 6,0% | Деловое общение | 5,1% | Деловое общение | 5,4% |
Прием и распределение телефонных звонков | 5,1% | Прием и распределение телефонных звонков | 4,7% | Организаторские навыки | 4,7% |
Клиенто- ориентированность | 4,2% | Клиенто- ориентированность | 4,7% | Работа с кассой | 4,6% |
Консультирование | 3,5% | Работа с кассой | 4,4% | Документооборот | 4,5% |
Прием посетителей | 3,3% | Организаторские навыки | 4,1% | Клиенто- ориентированность | 4,2% |
Грамотность | 3,2% | Консультирование | 3,7% | Обеспечение жизнедеятельности офиса | 4,1% |
Телефонные переговоры | 3,2% | Телефонные переговоры | 3,4% | Деловая переписка | 3,9% |
Обязанности
Функции секретаря во многом схожи с теми, что выполняет офис-менеджер: прием и регистрация корреспонденции и звонков, организация совещаний, обеспечение офиса канцелярией... Отличие в том, что у секретаря нет в подчинении людей и властных полномочий, и как исполнитель он не может принимать самостоятельные решения. Однако именно секретарь является главным помощником начальника, а потому и требований к кандидатам на это место больше. Например, на собеседовании у соискателя могут даже спросить, умеет ли он варить кофе по-арабски. По факту, между ним и шефом должна случиться химия, ведь работать в одной связке.
Карьера
Персональный ассистент руководителя, офис-менеджер, специалист по кадрам — расти есть куда. Но у этой позиции есть и другой огромный плюс. «Допустим, ты хочешь трудоустроиться в некую крупную компанию, но в нужном департаменте не оказывается вакансий, — объясняет руководитель молодежного направления hh.ru, карьерный консультант Ирина Святицкая. — Отличный выход из ситуации — позиция секретаря, например, на ресепшн организации. Ты не только быстро вникнешь в ее внутренние процессы, изучишь „подводные течения“ и познакомишься с корпоративными правилами — у тебя появится возможность зарекомендовать себя как крутого профессионала и подружиться с коллегами. Ты всегда будешь на виду у руководства и сможешь рассказать о своих карьерных планах. В дальнейшем твои шансы попасть на желаемую должность будут выше, чем у других соискателей — ведь ты уже „свой“ человек».
Доход
В Москве на старте тебе предложат 42 000, в Питере — 35 000, в регионах — 25 000. Но во многом уровень будет зависеть от твоих талантов. Вспомни сериал «Озабоченные». Там одна из главных героинь устроилась в компанию на позицию «принеси-подай». Но, стоило в нужный момент блеснуть знаниями чешского языка, благодаря чему был подписан выгодный контракт, и она тут же поднялась в цене как специалист.
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |
---|---|---|---|
Москва | 42 000 | 50 000 | 60 000 |
Санкт-Петербург | 35 000 | 40 000 | 45 000 |
Регионы | 25 000 | 30 000 | 32 000 |
Образование и навыки
В зависимости от уровня и масштаба компании, от соискателей могут требовать как высшее образование (чаще всего гуманитарное), так и среднее специальное. Плюсом станут профессиональные курсы, где научат основам документооборота, эффективному тайм-менеджменту, познакомят с Google-таблицами и т.д. В общем, всему тому, что от тебя ждут на рабочем месте. Такие курсы есть, например, в Бауманке и Moscow Business School. Из личных в топе ответственность, приветливость, усидчивость, аккуратность (на твоем рабочем месте, как и в кабинете шефа, должен царить идеальный порядок). А главное, умение держать язык за зубами: все происходящее за закрытыми дверями должно там и оставаться. Как говорят, болтливый секретарь — это конец фильма.
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |||
---|---|---|---|---|---|
Прием посетителей | 11,6% | Делопроизводство | 14,0% | Делопроизводство | 20,9% |
Делопроизводство | 9,5% | Прием посетителей | 12,1% | Прием посетителей | 13,0% |
Пользователь ПК | 8,7% | Документооборот | 8,7% | Обеспечение жизнедеятельности офиса | 11,7% |
Грамотная речь | 8,5% | Обеспечение жизнедеятельности офиса | 8,6% | Документооборот | 10,9% |
Прием и распределение звонков | 7,5% | Прием и распределение звонков | 8,2% | Деловая переписка | 9,4% |
Входящая корреспонденция | 7,1% | Грамотная речь | 7,6% | Грамотная речь | 9,3% |
Обеспечение жизнедеятельности офиса | 6,5% | Пользователь ПК | 7,0% | Прием и распределение звонков | 8,4% |
Исходящая корреспонденция | 6,3% | Входящая корреспонденция | 6,9% | Административная поддержка руководителя | 7,7% |
Документооборот | 6,0% | Исходящая корреспонденция | 6,8% | Организация деловых поездок | 7,7% |
Поддержка работы офиса | 5,7% | Поддержка работы офиса | 5,8% | Организация встреч | 7,5% |
Обязанности
Любая структура подразумевает кипу всевозможных документов. И чем она крупнее, тем острее нуждается в делопроизводителях. Хранение оригиналов документов, их отправка в архив, ведение банка данных — делопроизводитель буквально живет в бумажном царстве, и от него зависит порядок в нем. Представь любую госорганизацию, куда запросы могут идти со всей области, а то и страны. Каждый надо зарегистрировать, передать нужному специалисту и вовремя отправить адресату — этим и занимается делопроизводитель. Налаженный документооборот важен, например, и для выстраивания коммуникативных связей внутри компании, когда каждый понимает круг своих обязанностей. А еще необходим на случай судебных разбирательств.
Карьера
Один из вариантов — расширение компетенций. Скажем, ты можешь взять на себя кадровые вопросы и подрасти в зарплате. В перспективе делопроизводитель может дослужиться до начальника секретариата или личного помощника руководителя. Соответственно, тем выше шансы построить карьеру.
Доход
Делопроизводитель — одна из востребованных профессий. Значит, работу при желании можно найти всегда. На входе тебе предложат 25 000 в регионах, 35 000 — в Питере и 42 000 — в Москве.
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |
---|---|---|---|
Москва | 42 000 | 50 000 | 56 000 |
Санкт-Петербург | 35 000 | 40 000 | 49 000 |
Регионы | 25 000 | 30 000 | 33 000 |
Образование и навыки
Чаще всего работодатель требует наличие профильного высшего образования. Если в твоем дипломе красуется «Документоведение и архивоведение» или «Библиотечно-информационная деятельность», он, как минимум, обратит на тебя внимание. Оценит и юристов. Заметит выпускников ссузов по специальностям «Делопроизводитель», «Документационное обеспечение управление и архивоведение»... Требования к диплому зависят от компании. Самые жесткие — предъявляют государственные организации. В коммерческих структурах ожидания могут быть более лояльными. Во многих случаях придется сдать тест по защите персональных данных. Что же касается навыков, то они везде плюс-минус одинаковые: архивирование, умение работать с бумажными и электронными документами, знание 1С. Нередко обязанности делопроизводителей пересекаются с бухгалтерскими. В таком случае в вакансиях указываются дополнительные требования, например, работа с первичной бухгалтерской документацией. Из личных качеств никуда без усидчивости, внимательности, отличной памяти, скрупулезности и коммуникабельности.
Топ-10 навыков
Нет опыта | От 1 года до 3 лет | От 3 до 6 лет | |||
---|---|---|---|---|---|
Делопроизводство | 8,5% | Делопроизводство | 9,6% | Делопроизводство | 9,8% |
Электронный документооборот | 5,2% | Электронный документооборот | 5,9% | Электронный документооборот | 5,9% |
Пользователь ПК | 4,9% | Бумажный документооборот | 3,8% | Документооборот | 3,6% |
Бумажный документооборот | 4,2% | Документооборот | 3,7% | Регистрация документации | 3,4% |
Внутренняя документация | 3,5% | Регистрация документации | 3,4% | Деловая переписка | 2,8% |
Документооборот | 3,2% | Пользователь ПК | 3,0% | Бумажный документооборот | 2,7% |
Грамотная речь | 3,0% | Архивирование | 2,8% | Передача документации на исполнение | 2,7% |
Регистрация документации | 3,0% | Организация движения и учета документов | 2,8% | Пользователь ПК | 2,7% |
Архивирование | 2,9% | Внутренняя документация | 2,5% | Грамотная речь | 2,5% |
Первичная обработка документации | 2,4% | Входящая документация | 2,5% | Организация движения и учета документов | 2,4% |
А вуз и ныне там
Итак, в эту великолепную пятерку можно проскочить и без высшего образования. Но при прочих равных условиях работодатель отдаст предпочтение обладателям вузовских корочек. В столице его сердце растопят выпускники «Синергии», РАНХиГС и РЭУ имени Г.В. Плеханова. В Санкт-Петербурге желтые майки лидеров — у выходцев из Политеха, РГПУ им. А.И. Герцена и СПбГУ. В регионах — у КФУ, ННГУ им. Н.И. Лобачевского и снова РАНХиГС. Лонг-лист ищи ниже. Но, если в нем не оказалось твоего вуза, не отчаивайся. Смелость и уверенность города берет, что уж говорить об офисах!